Votre copro repose encore sur les boîtes mail personnelles, WhatsApp et la mémoire de quelques bénévoles ?
Ce n’est pas seulement désordonné.

C’est fragile.

Au moindre changement de syndic, de conseil syndical ou d’interlocuteur, les accès se perdent, les documents deviennent introuvables et l’historique des dossiers doit parfois être reconstitué de zéro.

Vous jonglez peut-être encore avec :
• des documents répartis entre plusieurs personnes ;
• plusieurs boîtes mail sans véritable suivi ;
• des fichiers nommés Scan_20240618.pdf ;
• des informations importantes uniquement transmises par téléphone ou WhatsApp ;
• des accès détenus par une seule personne ;
• des heures passées à rechercher « le dernier devis » ou « le PV de l’année dernière ».

= RÉSULTAT ?
- Vous perdez du temps à chercher au lieu de faire avancer les dossiers.
- Les informations circulent mal, les suivis deviennent flous et votre copropriété dépend trop fortement des personnes qui s’en occupent aujourd’hui.
- Et plus vous attendez, plus le stock de documents et d’échanges à reprendre augmente.

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VOTRE COPRO PASSE AU CLAIR

Je mets en place une structure numérique simple, compréhensible et transmissible pour que les documents de votre copropriété ne soient plus dispersés entre les ordinateurs, les téléphones et les espaces personnels de ses différents interlocuteurs.

Vous obtenez un système prêt à centraliser vos documents et suffisamment simple pour être utilisé aujourd’hui puis transmis à l’équipe suivante.

Concrètement, vous pourrez :
✓ savoir immédiatement où ranger chaque document ;
✓ retrouver plus rapidement les informations importantes ;
✓ utiliser des règles communes de classement et de nommage ;
✓ éviter que chaque nouvelle équipe reconstruise sa propre organisation ;
✓ transmettre une méthode claire lorsque les personnes changent.

Selon les options choisies, je peux également :
✓ créer un environnement Google entièrement dédié à la copropriété ;
✓ configurer les accès des différents utilisateurs ;
✓ reprendre et classer vos documents existants ;
✓ organiser votre boîte mail, vos suivis et la circulation des informations ;
✓ accompagner votre équipe dans la prise en main des outils.

JE NE VOUS LIVRE PAS UNE ARBORESCENCE IMPROVISÉE.

Je vous fournis une structure conçue pour les dossiers d’une copropriété, accompagnée d’un manuel, de règles de classement et d’un document de démarrage.

En clair : je dompte votre chaos documentaire pour que votre copropriété puisse avancer.

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DEUX MANIÈRES DE COMMENCER

∆ Vous disposez déjà d’un compte Google réservé à votre copropriété

Je peux installer directement votre classeur numérique standard dans votre Google Drive.

$23.09 — Livraison sous 2 jours


∆ Votre copropriété utilise encore un compte personnel ou ne dispose d’aucun environnement dédié

J’installe le classeur et je vous accompagne dans la création de son environnement Google, avec la configuration de trois accès.

$103.92 au total — Livraison sous 4 jours


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" L’OFFRE DE BASE "
Installation du classeur numérique standard Copro au clair

Vous disposez déjà d’un compte Google réservé à la copropriété et prêt à recevoir votre nouvel espace documentaire ?

Je mets en place dans le dossier Google Drive que vous me fournissez :
✓ l’arborescence standard Copro au clair ;
✓ les dossiers et sous-dossiers essentiels ;
✓ un document « À lire en premier » ;
✓ un manuel d’utilisation ;
✓ des règles simples de classement et de nommage ;
✓ une checklist des principaux documents à intégrer.

Les dossiers essentiels ?

• Documents de référence et règlement de copropriété
• Assemblées générales
• Syndic et conseil syndical
• Budgets, comptes et appels de fonds
• Contrats et prestataires
• Travaux
• Sinistres et assurances
• Correspondances et administratif
• Archives

= RÉSULTAT ?
Vous recevez un espace structuré et immédiatement utilisable, sans avoir à concevoir vous-même l’organisation ni à créer chaque dossier un par un.

*Prérequis
Pour commander uniquement l’offre de base, vous devez disposer :
- d’un compte Google réservé à la copropriété ;
- d’un dossier vide créé dans son Google Drive ;
- de la possibilité de me partager temporairement ce dossier avec un droit de modification.

Je n’ai pas besoin de connaître votre mot de passe.

L’offre standard ne comprend aucune personnalisation de l’arborescence.
Une correction reste naturellement possible en cas d’erreur de ma part lors de l’installation.

L’offre de base ne comprend pas
× la création du compte Google ou de l’adresse Gmail ;
× la configuration des accès des utilisateurs ;
× l’analyse de votre fonctionnement actuel ;
× la personnalisation de l’arborescence ;
× la reprise ou le classement des documents existants ;
× l’organisation de votre boîte mail ;
× la création d’un planning ou d’un tableau de suivi.

Prix : $23.09
Livraison : 2 jours
Le délai commence dès réception du lien vers le dossier Google Drive vide.

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Les Options Disponibles


+ Option 1 " ENVIRONNEMENT GOOGLE DÉDIÉ + 3 ACCÈS "

Votre copropriété utilise encore l’adresse mail personnelle d’un copropriétaire ou d’un membre du conseil syndical ?
Je vous accompagne dans la création d’un environnement Google dédié afin que les outils de la copropriété ne dépendent plus du compte personnel d’une seule personne.

Cette option comprend :
✓ création accompagnée d’une adresse Gmail dédiée à la copropriété ;
✓ paramétrage initial du compte Google ;
✓ configuration avec vous des moyens de récupération ;
✓ accompagnement à l’activation de la validation en deux étapes ;
✓ création de l’espace documentaire sur ce compte ;
✓ installation du classeur numérique standard ;
✓ configuration de l’accès pour 3 utilisateurs maximum ;
✓ attribution d’un droit Lecteur ou Éditeur à chaque utilisateur ;
✓ remise d’une fiche récapitulative de l’environnement créé ;
✓ suppression de mon accès après la livraison.

Les validations de sécurité sont effectuées par le client.
Je ne conserve ni le mot de passe ni les moyens de récupération après la remise.

Les trois utilisateurs doivent disposer de leur propre compte Google.
Google permet d’attribuer différents niveaux d’accès aux personnes autorisées à consulter un dossier.

= RÉSULTAT ?
Votre copropriété dispose de son propre environnement Google, d’un classeur structuré et d’accès individuels qui peuvent être modifiés lorsque les personnes changent.

Prix de l’option : +$80.82
Délai supplémentaire : 2 jours
Total avec l’offre de base : $103.92 sous 4 jours


+ Option 2 " COPRO SUR MESURE "

Votre copropriété compte plusieurs bâtiments, des commissions, des dossiers particuliers ou un fonctionnement qui ne rentre pas dans une organisation standard ?
Je conçois une structure adaptée à votre situation réelle.

Cette option comprend :
✓ questionnaire et échange de cadrage ;
✓ analyse de l’organisation générale d’un éventuel espace existant ;
✓ création d’une arborescence personnalisée ;
✓ adaptation aux bâtiments, commissions ou dossiers particuliers ;
✓ création de règles de classement et de nommage adaptées ;
✓ configuration de 6 accès maximum dans un environnement existant ;
✓ création d’une matrice simple des droits ;
✓ deux séries d’ajustements après présentation de la structure.

LIMITES
Cette option concerne :
- une seule copropriété ;
- jusqu’à 3 bâtiments ;
- jusqu’à 6 utilisateurs ;
- l’analyse de la structure générale des dossiers, sans traitement individuel des fichiers.
- La reprise, le déplacement et le classement des documents existants ne sont pas compris.

+ Si vous ne disposez pas encore d’un environnement Google dédié, l’option « Environnement Google dédié » doit également être sélectionnée.

= RÉSULTAT ?
Vous ne devez pas adapter votre copropriété à un modèle générique.
L’organisation est construite autour de vos bâtiments, de vos dossiers et de votre manière de travailler.

Prix de l’option : +$173.20
Délai supplémentaire : 5 jours


+ Option 3 " REPRISE ET CLASSEMENT DOCUMENTAIRE "

Vous possédez déjà les documents, mais ils sont mélangés, mal nommés ou répartis dans plusieurs dossiers ?

Je me charge de reprendre une première partie de votre historique et de l’intégrer dans le nouveau classeur.

Cette option comprend, pour un maximum de 50 fichiers numériques lisibles :
✓ ouverture et identification rapide des documents ;
✓ renommage selon une convention cohérente ;
✓ classement dans la nouvelle arborescence ;
✓ repérage des doublons évidents ;
✓ intégration dans votre espace documentaire.

Les documents doivent être déposés dans un dossier source unique avant le début de la prestation.

NE SONT PAS COMPRIS
- les documents illisibles, protégés ou corrompus ;
- la reconnaissance de texte ou la ressaisie ;
- l’analyse juridique, comptable ou technique de leur contenu ;
- la comparaison approfondie de versions contradictoires ;
- la suppression d’un fichier sans votre validation ;
- le traitement d’un document dont la nature ne peut pas être clairement identifiée.

= RÉSULTAT ?
Votre nouvel espace n’est pas seulement prêt à accueillir vos documents.
Il contient déjà une première base propre, organisée et exploitable.

Prix : +$138.56 pour 50 fichiers
Délai supplémentaire : 4 jours

Lot de 50 fichiers supplémentaires
+$103.92
Délai supplémentaire : 3 jours


+ Option 4 " ORGANISATION DES ÉCHANGES ET DES SUIVIS "

Parce qu’une copropriété ne fonctionne pas uniquement avec des documents, je mets en place les outils nécessaires pour suivre les actions et mieux faire circuler l’information.

Cette option comprend :
✓ structuration d’une boîte mail existante ;
✓ création de 10 libellés ou dossiers maximum ;
✓ mise en place de 5 règles automatiques de classement maximum ;
✓ création d’un calendrier partagé ;
✓ création d’un tableau de suivi des actions ;
✓ personnalisation de 8 catégories de suivi maximum ;
✓ création d’un cadre d’utilisation pour votre canal de communication existant ;
✓ création d’une fiche précisant quel outil utiliser selon le type d’information ;
✓ une série d’ajustements après livraison.

Cette option nécessite une boîte mail existante ou la sélection de l’option « Environnement Google dédié ».

CETTE OPTION NE COMPREND PAS
- le traitement de l’historique des anciens mails ;
- la réponse ou le transfert des messages ;
- la saisie de l’historique des actions ;
- l’animation quotidienne du canal de communication ;
- les automatisations complexes ;
- le paramétrage simultané de plusieurs plateformes.

Tous les échanges relatifs à la réalisation de la commande restent effectués sur ComeUp, conformément aux règles de la plateforme.

= RÉSULTAT ?
Moins d’informations oubliées, des actions visibles et des interlocuteurs qui savent ce qui a été fait — et ce qui reste à faire.

Prix : +$150.10
Délai supplémentaire : 4 jours


OPTION 5 " Accompagnement à la prise en main pendant 30 jours "

La meilleure organisation du monde ne sert à rien si personne ne l’utilise.

Pendant 30 jours, je vous accompagne pour prendre en main les outils, corriger les premiers points de blocage et ajuster l’organisation après son utilisation réelle.

Cette option comprend :
✓ deux points de suivi de 30 minutes maximum ;
✓ réponses aux questions par la messagerie ComeUp ;
✓ réponse sous deux jours ouvrés ;
✓ deux séries d’ajustements ;
✓ personnalisation du document « À lire en premier » ;
✓ transformation des règles standard en charte adaptée à la copropriété ;
✓ personnalisation des règles de classement et de nommage ;
✓ mise à jour de la matrice des accès ;
✓ création d’une fiche des contacts utiles ;
✓ création d’un historique des syndics et conseils syndicaux à partir des informations fournies ;
✓ ajustement de la structure selon les premiers usages.

CETTE OPTION NE COMPREND PAS
- une assistance quotidienne illimitée ;
- la reprise de nouveaux documents ;
- la création d’outils supplémentaires non commandés ;
- une refonte complète après validation ;
- la formation individuelle de chaque utilisateur.

= RÉSULTAT ?
Votre organisation ne repose plus sur les habitudes ou la mémoire d’une seule personne.
Elle devient réellement comprise, utilisée, durable et transmissible.

Prix : +$230.93
Durée : 30 jours

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Vous ne savez pas si cette offre est faite pour vous ?

Cette prestation est essentiellement conçue pour :
✓ les syndics bénévoles ou coopératifs ;
✓ les petites copropriétés autogérées ;
✓ les copropriétaires reprenant une gestion désorganisée ;
✓ les nouvelles équipes après un changement de syndic ;
✓ les conseils syndicaux qui souhaitent disposer d’un espace de travail interne clair ;
✓ les copropriétés dont les documents sont dispersés ou trop dépendants d’un seul interlocuteur.

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Comment se déroule la prestation ?

1. Vous choisissez votre point de départ
Vous pouvez commander :
> le classeur standard si votre environnement Google est déjà prêt ;
ou la mise en place complète avec un compte dédié et trois accès.
Vous ajoutez ensuite les options correspondant à votre situation.

2. Vous me transmettez les éléments nécessaires
Pour l’offre de base, j’ai uniquement besoin :
du nom de la copropriété ;
du lien vers le dossier Google Drive vide ;
des informations à faire figurer dans le document d’accueil.
Un questionnaire complémentaire est transmis uniquement lorsque vous commandez une option nécessitant une personnalisation.

3. Je mets en place votre espace
J’installe la structure, les documents et les outils prévus dans votre commande.

4. Vous récupérez votre organisation
Vous recevez un espace prêt à être utilisé, accompagné des explications prévues dans la formule sélectionnée.

5. Nous procédons aux ajustements inclus
Le nombre d’ajustements dépend des options choisies. L’offre standard ne comprend pas de personnalisation après son installation.

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IMPORTANT
Je n’exerce pas une activité de syndic et ne me substitue pas au syndic professionnel ou bénévole.
Je ne fournis pas de conseil juridique, comptable ou fiscal.
J’interviens exclusivement comme support administratif et organisationnel afin d’aider les copropriétés à structurer leurs documents, leurs outils et leur fonctionnement quotidien.
Le classeur Copro au clair est un outil d’organisation interne. Il ne remplace ni les archives légales de la copropriété, ni l’obligation de transmission des documents entre syndics, ni l’espace sécurisé qu’un syndic professionnel doit mettre à disposition. Les syndics professionnels ont déjà l’obligation de proposer un accès en ligne à une liste minimale de documents, tandis que le syndic sortant doit remettre les archives au nouveau syndic lors d’un changement.

Lorsque l’option « Environnement Google dédié » est choisie, les moyens de récupération et de sécurité sont configurés avec le client. Je ne conserve aucun mot de passe après la livraison.
Les éventuels abonnements payants à Google Workspace, Microsoft 365, Slack ou tout autre outil ne sont pas inclus.
Les délais des options sélectionnées s’ajoutent au délai de l’offre de base.