Ce projet transforme un standard téléphonique en réceptionniste IA qui gère les rendez-vous de A à Z.

Quand quelqu’un appelle, l’agent vérifie automatiquement si le créneau demandé est libre. Si ce n’est pas le cas, il propose d’autres horaires disponibles (par créneaux de 30 minutes, en semaine, sur les heures de bureau). Une fois le bon horaire choisi, l’agent crée le rendez-vous, envoie l’invitation au client et peut aussi déplacer ou annuler un rendez-vous existant.

Après chaque appel, tout est enregistré : les infos du rendez-vous, le statut (confirmé / déplacé / annulé), ainsi qu’un résumé de l’appel et l’enregistrement si besoin.

Résultat : moins d’appels manqués, moins d’aller-retours, et une prise de rendez-vous plus rapide et plus fiable, même quand personne ne décroche.

Cette automatisation démarre dès qu’un lead est marqué « qualifié» dans votre base (Airtable ici, mais ça peut être n’importe quel CRM).

Elle récupère ses infos, fait une courte recherche sur son entreprise (activité, contexte) et prépare un angle d’approche clair. Ensuite, un agent vocal lance automatiquement un appel sortant via Vapi, avec une conversation personnalisée (prénom + nom de l’entreprise).

Après l’appel, elle récupère le résumé et enchaîne selon le résultat : • Intéressé : création d’une proposition sur-mesure, génération du document (PandaDoc), envoi au client, puis mise à jour de la base. • Pas intéressé : compte-rendu enregistré et lead classé. • Pas de réponse : email de suivi avec lien de prise de rendez-vous.

En bonus, une notification Slack peut prévenir l’équipe.

Ce workflow automatise la qualification de leads par téléphone avec un agent vocal Vapi, sans que tu aies besoin d’appeler.

Toutes les minutes, il va chercher dans une base CRM les leads dont le statut est “TBC” (à contacter).

Pour chaque lead, il lance un appel sortant via Vapi (prénom + numéro), puis met le lead en “In progress” pour éviter les doublons.

À la fin de l’appel, Vapi renvoie automatiquement un rapport (enregistrement + transcript + résumé). Le workflow le récupère et l’enregistre.

Ensuite il classe le résultat :

Répondu → statut “Called”, résumé ajouté, tentative marquée “#Success”.

Échec → statut “Failed”, résumé ajouté.

Messagerie / pas joignable → statut “Voicemail” et le workflow relance : une 2ᵉ tentative après 1 minute, puis une 3ᵉ tentative le lendemain à 16h. Si ça ne répond toujours pas, le lead est marqué “injoignable”.

Résultat : un système qui appelle, relance au bon moment, et garde un historique clair de chaque tentative.

Ce workflow sert à lancer automatiquement un appel sortant vers un prospect après qu’il ait rempli un formulaire.

D’abord, la personne renseigne son nom, son email et son numéro de téléphone (avec l’indicatif pays). Ensuite, le système attend 2 minutes (pour laisser le temps au prospect de finir ce qu’il faisait), puis déclenche un appel via ton agent vocal (assistant) et ton numéro Vapi.

Le numéro du prospect est récupéré directement depuis le formulaire, ce qui évite les erreurs de saisie.

Objectif : recontacter un lead à chaud, sans intervention humaine, et augmenter les chances de prise de rendez-vous ou de qualification.

Ce workflow déclenche un appel sortant automatique dès qu’une nouvelle opportunité est créée dans un CRM (ici GoHighLevel, mais le même principe fonctionne avec n’importe quel CRM).

Il récupère d’abord la fiche contact associée (notamment le numéro de téléphone), attend 5 minutes (pour laisser le temps au prospect d’être disponible), puis lance un appel via ton agent vocal et ton numéro Vapi.

Objectif : recontacter un lead très vite, au bon moment, sans intervention manuelle, pour augmenter les chances de qualification et de prise de rendez-vous.