La méthode Time Block pour être plus productif quand on est Freelance

Entrepreneur, vous avez obtenu le Graal : choisir ses propres horaires de travail. Toutefois, vous vous rendez compte que le time management, ce n’est pas si simple. Alors, comment organiser sa journée efficacement quand on est freelance ? Comment réussir à se concentrer sur une seule tâche ? Et enfin, comment rester focus toute la journée ? Laissez les to-do list et le multitasking de côté et essayez la méthode Time block pour être plus productif en freelance, une technique d’organisation simple et efficace. Voici 6 étapes simples pour organiser sa semaine et ses journées avec la gestion par blocs de temps, et enfin gagner la course contre la montre du quotidien.

Étape n°1 : Prioriser ses tâches quand on est freelance 

Travailler à son compte présente 2 défis majeurs à relever :

• être productif : réussir à faire plus en moins de temps
• être rentable : optimiser le rapport entre argent gagné, et temps passé

La première étape pour créer une routine de travail efficace consiste à définir les tâches prioritaires. Selon la Loi de Pareto, 20 % de ce que nous faisons apporte 80 % des résultats. Pour faire un bon planning, commencez par déterminer les missions les plus importantes de la semaine, celles qui rapportent les 80 %. Vous pourrez ensuite les répartir par jour.

➡️ On vous explique plus en détails comment prioriser ses tâches avec la Matrice d’Eisenhower.

Étape n°2 : Regrouper les tâches similaires selon la méthode des blocs 

Faire des blocs pour réunir les tâches de même nature permet d’optimiser son temps de travail. Pourquoi ? Car ça aide à entrer en état de « flow”, c’est-à-dire à se concentrer pleinement sur une mission. Cela vous rappelle sûrement la méthode Deep Work de Cal Newport, pour éviter les distractions au travail.

Étape n°3 : Décomposer un objectif en sous-objectifs 

Exemple : vous êtes rédacteur web.

Objectifs principaux de la semaine :

• Créer le planning éditorial d’1 client
• Rédiger 3 articles pour 3 clients différents
• Facturer 1 entreprise
• Répondre à vos mails

Les 3 premiers objectifs peuvent être divisés en sous-tâches :

Objectif principal : Créer le planning éditorial d’1 client

Sous-tâche n°1 : Rechercher des idées de sujet

Sous-tâche n°2 : Planifier la publication des articles

 

Objectif principal : Rédiger 3 articles pour 3 clients différents

Sous-tâche n°1 : rechercher les sources d’information

Sous-tâche n°2 : rechercher les mots clés

Sous-tâche n°3 : structurer chaque texte

Sous-tâche n°4 : rédiger

Objectif principal : Facturer

Sous-tâche n°1 : regrouper les informations nécessaires

Sous-tâche n°2 : rédiger le mail et l’envoyer

Il est plus stratégique de commencer par les travaux les plus importants et les plus énergivores. Ici, rédiger un article nécessite plus de concentration que de rechercher les sources. De même, éditer des factures peut être fastidieux, mais cela ne demande pas de créativité. Quant à la consultation des e-mails, y allouer un temps défini permet de ne pas se laisser déconcentrer par les notifications en pleine journée.

Time Blocking et Batching sont parfaitement complémentaires, car le « regroupement des tâches » en français permet de rester concentré, et donc d’être plus productif.

Étape n°4 : Déterminer le temps nécessaire pour chaque tâche

Choisir la bonne durée pour une tâche de manière objective n’est pas si simple. Toutefois, à force de pratique, vous aurez davantage le compas dans l’œil.

Objectif principal : Créer le planning éditorial d’1 client

Sous-tâche n°1 : Rechercher des idées de sujet = 30 min

Sous-tâche n°2 : Planifier la publication des articles = 15 min

Objectif principal : Rédiger 3 article pour 3 clients différents

Sous-tâche n°1 : rechercher et vérifier les sources d’information = 1 h

Sous-tâche n°2 : rechercher les mots clés = 30 min

Sous-tâche n°3 : structurer chaque texte = 15 min

Sous-tâche n°4 : rédiger = 3 h

Objectif principal : Facturer

Sous-tâche n°1 : regrouper les informations nécessaires = 10 min

Sous-tâche n°2 : rédiger le mail et l’envoyer = 5 min

💡: Comment anticiper les imprévus dans son emploi du temps ? Pour réussir à atteindre ses objectifs de manière réaliste, « mieux vaut prévenir que guérir ». Alors, réservez un ou deux blocs d’1 à 2 heures par semaine pour gérer les imprévus sans stress.

Étape n°5 : Tracker son temps pour calculer la durée passée sur un projet 

Vos blocs de temps sont créés, et intégrés dans votre calendrier : papier, Google Calendar, Google Agenda, Notion, Trello, peu importe, utilisez votre support préféré.

Vous êtes assis à votre bureau, prêt à démarrer votre premier bloc. Il ne vous reste qu’à utiliser un minuteur pour ne pas passer plus de temps que prévu sur un projet.

Plusieurs applications de suivi du temps de travail sont disponibles. Toutefois, quand on est facilement distrait, la meilleure application time block n’est autre que le réveil intégré de son ordinateur. Une alarme basique évite de s’éparpiller, et utiliser un time tracker sur ordinateur permet de ne pas aller sur son téléphone au travail. Plus simple pour être autodiscipliné quand on est freelance !

💡 Que faire quand un time block prend plus de temps que prévu ?

Réussir à être plus productif en freelance est un travail quotidien. Ne pas respecter ses premiers time block est parfaitement normal quand on n’est pas habitué à chronométrer son temps. Petit à petit, vous réussirez à déterminer le temps nécessaire pour une mission de manière objective, et donc à respecter votre emploi du temps.

Étape n°6 : Associer méthode pomodoro et technique des time blocks

Vous l’aurez compris, définir un temps limité pour chaque tâche aide à résoudre l’éternelle problématique : comment améliorer sa concentration et arrêter de procrastiner ? Alors, bloquer son temps pour mieux se concentrer, oui, mais quelle durée ?

Combiner méthode pomodoro et time block pour être plus productif quand on est freelance est idéal pour ne pas dépasser le temps imparti.

Voici un tutoriel rapide de la méthode pomodoro pour ne pas se laisser distraire : 

1. Mettez une alarme dans 25 min : travaillez sans interruption pour réaliser la tâche pré
2. Réglez votre alarme dans 5 min : prenez une pause.
3. Recommencez 4 fois
4. À la fin des 4 cycles, accordez-vous une pause de 30 min
5. Recommencez, en respectant vos time blocks.

1 cycle pomodoro = 1 time block

Attention, cela ne sera pas toujours adapté à vos projets. Libre à vous d’adapter la durée d’un pomodoro selon la tâche à réaliser. Toutefois, cela permet d’améliorer sa capacité d’attention et de concentration, et donc la productivité et la rentabilité.

Associer les bénéfices de la méthode time blocking aux techniques de productivité les plus efficaces pour les travailleurs indépendants permet d’en finir avec la procrastination et le perfectionnisme inutile.

Testez-en plusieurs, et adoptez la méthode de productivité qui fonctionne le mieux pour vous !

Résultat : vaincre la loi de Parkinson grâce aux time blocks 

Planifier ses journées en time blocks et mettre une alarme pour contrôler son temps est idéal pour réussir à faire tout ce qu’on veut dans sa journée. Bien utiliser le time blocking permet d’éviter de prendre plus de temps que nécessaire pour accomplir une mission. C’est le principe de la Loi de Parkinson expliquée par Cyril Northcote Parkinson dans son livre La loi de Parkinson : allier efficacité et gestion du temps. Utile quand on essaye la technique time block pour être plus productif en freelance !

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