Je vais travailler comme assistante virtuelle pour gérer vos emails, relances factures et CRM Odoo
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Proposé par Zou_Ops •Bras Droit Opérationnel | Experte Odoo, ADV et Organisation Back-Office Ventes au total 10
Votre boîte mail déborde. Vos devis attendent une réponse depuis des jours.
Vos factures impayées s'accumulent sans relance.
Pendant ce temps, vous continuez à gérer l'administratif à la place de piloter votre activité.
Ce n'est pas un manque de volonté. C'est un manque de bras droit opérationnel.
Je suis Zou Tahina, assistante virtuelle spécialisée en gestion administrative, suivi commercial et Odoo. J'ai déjà accompagné des dirigeants dans différents domaines : distribution, marques de produits alimentaires et coaches.
POURQUOI CE SERVICE EXISTE
La majorité des entrepreneurs, freelances et petites équipes perdent entre 5 et 10 heures par semaine sur des tâches qui pourraient être déléguées : trier les emails, relancer les clients, mettre à jour le CRM, suivre les devis non signés.
Ce sont des heures perdues sur de l'administratif pur — alors que votre valeur est ailleurs.
Mon rôle : prendre en charge ce flux, le traiter avec précision, et vous remettre un back-office propre et à jour.
CE QUE JE PRENDS EN CHARGE
Gestion de votre messagerie professionnelle
- Tri, lecture et priorisation de vos emails entrants (clients, prospects, fournisseurs, SAV, factures)
- Rédaction de réponses professionnelles adaptées à votre ton et votre image de marque
- Archivage structuré dans Google Drive, Notion ou votre outil de classement
Suivi commercial et administratif
- Relance de vos devis non signés
- Relance de vos factures impayées avec message professionnel
- Mise à jour de vos fiches clients et prospects dans votre CRM
Gestion Odoo et outils digitaux
- Création et mise à jour de fiches dans Odoo : contacts, devis, commandes, tickets
- Suivi des demandes SAV entrantes
- Mise à jour de votre tableau de bord ou pipeline commercial
MA DIFFERENCE CONCRETE
La plupart des assistantes virtuelles trient vos emails et vous les retournent classés. C'est utile. Mais ce n'est pas ce dont vous avez besoin.
Vous avez besoin de quelqu'un qui traite, pas seulement qui trie.
Voici ce que cela change concrètement :
1. Un email d'un prospect arrive ?
Je crée sa fiche dans Odoo ou votre CRM immédiatement. Et si vous recevez régulièrement ce type de demande, je mets en place une règle d'automatisation pour que chaque nouveau prospect soit créé automatiquement sans intervention de votre part.
2. Une demande de devis ?
Je prépare le brouillon directement dans votre outil. Je crée des templates prêts à l'emploi pour gagner du temps sur les demandes récurrentes. Et si vous le souhaitez, je configure un déclencheur précis pour que le devis parte automatiquement selon vos conditions.
3. Une facture impayée ?
Je ne me contente pas d'envoyer un email. Je gère l'intégralité du cycle de relance : premier rappel courtois, deuxième relance ferme, et si nécessaire un appel téléphonique pour le troisième contact, ou selon la procédure que vous avez définie. Chaque message est adapté à votre relation avec le client concerné.
4. Un document reçu ? Je le renomme selon une convention claire, je le classe dans le bon dossier et je l'archive de façon à ce que vous puissiez le retrouver en deux secondes.
Ce que vous recevez en retour : un flux commercial remis en ordre — pas juste une boîte mail triée.
OUTILS MAITRISÉS
Odoo - Gmail - Outlook - Google Drive - Notion - Trello - Intercom - HubSpot - Slack - WhatsApp Business
Compétences couvertes : gestion ADV - secrétariat virtuel - administration des ventes - support client - back-office - assistante de direction - organisation commerciale
MES OFFRES
PACK STARTER — 23,07 $US
Pour tester la qualité sans engagement
Ce qui est inclus :
20 emails traités de A à Z
Tri, priorisation et réponses professionnelles
Mise à jour de vos contacts dans votre CRM, Odoo ou Notion
Mini compte-rendu détaillé de toutes les actions réalisées
Délai de livraison : 3 jours
Ce pack est conçu pour vous permettre de voir ma rigueur avant d'aller plus loin. Aucun risque, résultat concret dès la première commande.
PACK STANDARD — 115,37 $US
Pour reprendre le contrôle durablement
Ce qui est inclus :
50 emails traités de A à Z
Réponses professionnelles personnalisées
Mise à jour complète de votre CRM, Odoo ou Notion
Suivi des demandes clients et fournisseurs
Relances ciblées sur devis ou factures selon vos priorités
Compte-rendu structuré avec synthèse de toutes les actions
Délai de livraison : 7 jours
Idéal pour les entrepreneurs et freelances qui veulent déléguer vraiment, sans passer du temps à superviser chaque action.
PACK PREMIUM — 230,74 $US
Pour une délégation complète de votre flux ADV, SAV et commercial
Ce qui est inclus :
100 emails traités de A à Z
Réponses professionnelles sur mesure
Relance systématique des devis non signés
Relance des factures impayées
Suivi et qualification de vos prospects entrants
Mise à jour complète de votre tableau de bord commercial
Rapport hebdomadaire complet avec synthèse des actions et points d'attention
Délai de livraison : 15 jours
Pour une délégation hebdomadaire complète. Vous pilotez votre activité. Moi, j'exécute le back-office.
OPTION EXPRESS — plus 28,84 $US sur tous les packs
Livraison en 24 heures au lieu du délai standard.
CONFIDENTIALITE ET SECURITE
Je travaille uniquement avec des accès collaborateur à droits limités. Aucun accès personnel partagé. Aucune transmission de données à des tiers.
Vous restez maître de votre compte à tout moment. Mon engagement : discrétion absolue, respect de vos données clients et de vos relations commerciales.
COMMENT CA SE PASSE CONCRETEMENT
Etape 1 — Questionnaire de démarrage
Après votre commande, je vous envoie un questionnaire court pour comprendre votre activité, votre ton de communication et vos priorités : SAV, devis, facturation, prospection ou autre.
Etape 2 — Accès et configuration
Vous me partagez les accès collaborateur nécessaires selon le pack choisi : Gmail, Outlook, Odoo, CRM, Notion. Droits limités, accès sécurisé.
Etape 3 — Traitement et livraison
Je traite votre demande avec précision dans le délai prévu. Vous recevez votre flux commercial remis en ordre accompagné d'un compte-rendu clair de toutes les actions réalisées.
Etape 4 — Révision incluse
Une révision est incluse sur chaque pack si vous souhaitez ajuster certaines réponses ou redéfinir des priorités.
UNE QUESTION AVANT DE COMMANDER ?
Ecrivez-moi directement.
Je réponds rapidement et je peux adapter l'offre à votre volume d'emails, vos outils ou vos priorités commerciales spécifiques.
Votre boîte mail ne devrait pas être un frein à votre croissance.
Déléguez l'administratif.
_Reprenez le contrôle. Avancez._
Vos factures impayées s'accumulent sans relance.
Pendant ce temps, vous continuez à gérer l'administratif à la place de piloter votre activité.
Ce n'est pas un manque de volonté. C'est un manque de bras droit opérationnel.
Je suis Zou Tahina, assistante virtuelle spécialisée en gestion administrative, suivi commercial et Odoo. J'ai déjà accompagné des dirigeants dans différents domaines : distribution, marques de produits alimentaires et coaches.
POURQUOI CE SERVICE EXISTE
La majorité des entrepreneurs, freelances et petites équipes perdent entre 5 et 10 heures par semaine sur des tâches qui pourraient être déléguées : trier les emails, relancer les clients, mettre à jour le CRM, suivre les devis non signés.
Ce sont des heures perdues sur de l'administratif pur — alors que votre valeur est ailleurs.
Mon rôle : prendre en charge ce flux, le traiter avec précision, et vous remettre un back-office propre et à jour.
CE QUE JE PRENDS EN CHARGE
Gestion de votre messagerie professionnelle
- Tri, lecture et priorisation de vos emails entrants (clients, prospects, fournisseurs, SAV, factures)
- Rédaction de réponses professionnelles adaptées à votre ton et votre image de marque
- Archivage structuré dans Google Drive, Notion ou votre outil de classement
Suivi commercial et administratif
- Relance de vos devis non signés
- Relance de vos factures impayées avec message professionnel
- Mise à jour de vos fiches clients et prospects dans votre CRM
Gestion Odoo et outils digitaux
- Création et mise à jour de fiches dans Odoo : contacts, devis, commandes, tickets
- Suivi des demandes SAV entrantes
- Mise à jour de votre tableau de bord ou pipeline commercial
MA DIFFERENCE CONCRETE
La plupart des assistantes virtuelles trient vos emails et vous les retournent classés. C'est utile. Mais ce n'est pas ce dont vous avez besoin.
Vous avez besoin de quelqu'un qui traite, pas seulement qui trie.
Voici ce que cela change concrètement :
1. Un email d'un prospect arrive ?
Je crée sa fiche dans Odoo ou votre CRM immédiatement. Et si vous recevez régulièrement ce type de demande, je mets en place une règle d'automatisation pour que chaque nouveau prospect soit créé automatiquement sans intervention de votre part.
2. Une demande de devis ?
Je prépare le brouillon directement dans votre outil. Je crée des templates prêts à l'emploi pour gagner du temps sur les demandes récurrentes. Et si vous le souhaitez, je configure un déclencheur précis pour que le devis parte automatiquement selon vos conditions.
3. Une facture impayée ?
Je ne me contente pas d'envoyer un email. Je gère l'intégralité du cycle de relance : premier rappel courtois, deuxième relance ferme, et si nécessaire un appel téléphonique pour le troisième contact, ou selon la procédure que vous avez définie. Chaque message est adapté à votre relation avec le client concerné.
4. Un document reçu ? Je le renomme selon une convention claire, je le classe dans le bon dossier et je l'archive de façon à ce que vous puissiez le retrouver en deux secondes.
Ce que vous recevez en retour : un flux commercial remis en ordre — pas juste une boîte mail triée.
OUTILS MAITRISÉS
Odoo - Gmail - Outlook - Google Drive - Notion - Trello - Intercom - HubSpot - Slack - WhatsApp Business
Compétences couvertes : gestion ADV - secrétariat virtuel - administration des ventes - support client - back-office - assistante de direction - organisation commerciale
MES OFFRES
PACK STARTER — 23,07 $US
Pour tester la qualité sans engagement
Ce qui est inclus :
20 emails traités de A à Z
Tri, priorisation et réponses professionnelles
Mise à jour de vos contacts dans votre CRM, Odoo ou Notion
Mini compte-rendu détaillé de toutes les actions réalisées
Délai de livraison : 3 jours
Ce pack est conçu pour vous permettre de voir ma rigueur avant d'aller plus loin. Aucun risque, résultat concret dès la première commande.
PACK STANDARD — 115,37 $US
Pour reprendre le contrôle durablement
Ce qui est inclus :
50 emails traités de A à Z
Réponses professionnelles personnalisées
Mise à jour complète de votre CRM, Odoo ou Notion
Suivi des demandes clients et fournisseurs
Relances ciblées sur devis ou factures selon vos priorités
Compte-rendu structuré avec synthèse de toutes les actions
Délai de livraison : 7 jours
Idéal pour les entrepreneurs et freelances qui veulent déléguer vraiment, sans passer du temps à superviser chaque action.
PACK PREMIUM — 230,74 $US
Pour une délégation complète de votre flux ADV, SAV et commercial
Ce qui est inclus :
100 emails traités de A à Z
Réponses professionnelles sur mesure
Relance systématique des devis non signés
Relance des factures impayées
Suivi et qualification de vos prospects entrants
Mise à jour complète de votre tableau de bord commercial
Rapport hebdomadaire complet avec synthèse des actions et points d'attention
Délai de livraison : 15 jours
Pour une délégation hebdomadaire complète. Vous pilotez votre activité. Moi, j'exécute le back-office.
OPTION EXPRESS — plus 28,84 $US sur tous les packs
Livraison en 24 heures au lieu du délai standard.
CONFIDENTIALITE ET SECURITE
Je travaille uniquement avec des accès collaborateur à droits limités. Aucun accès personnel partagé. Aucune transmission de données à des tiers.
Vous restez maître de votre compte à tout moment. Mon engagement : discrétion absolue, respect de vos données clients et de vos relations commerciales.
COMMENT CA SE PASSE CONCRETEMENT
Etape 1 — Questionnaire de démarrage
Après votre commande, je vous envoie un questionnaire court pour comprendre votre activité, votre ton de communication et vos priorités : SAV, devis, facturation, prospection ou autre.
Etape 2 — Accès et configuration
Vous me partagez les accès collaborateur nécessaires selon le pack choisi : Gmail, Outlook, Odoo, CRM, Notion. Droits limités, accès sécurisé.
Etape 3 — Traitement et livraison
Je traite votre demande avec précision dans le délai prévu. Vous recevez votre flux commercial remis en ordre accompagné d'un compte-rendu clair de toutes les actions réalisées.
Etape 4 — Révision incluse
Une révision est incluse sur chaque pack si vous souhaitez ajuster certaines réponses ou redéfinir des priorités.
UNE QUESTION AVANT DE COMMANDER ?
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Je réponds rapidement et je peux adapter l'offre à votre volume d'emails, vos outils ou vos priorités commerciales spécifiques.
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À propos du vendeur
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Ventes au total 10
Vendeur depuis janv. 2023
Vous cherchez une experte en Odoo, gestion ADV, back-office et support e-commerce ? Je suis Zou Tahina, Bras Droit Opérationnel spécialisée en Odoo, administration des ventes, gestion de stock, facturation, SAV et organisation back-office. J’aide les entreprises, dirigeants et e-commerçants à structurer leurs opérations, corriger les blocages, fiabiliser leurs process et gagner un temps précieux au quotidien. Quand la gestion devient floue, lente ou source d’erreurs, j’interviens pour remettre en place une organisation claire, efficace et rentable. Mon objectif : vous aider à mieux gérer Odoo, fluidifier votre ADV, sécuriser votre suivi administratif et améliorer votre gestion opérationnelle sans charge mentale inutile. Avec une expérience sur 8 sociétés, je propose un accompagnement carré, réactif et orienté résultats pour les besoins en Odoo, ADV, back-office, SAV et support administratif. Besoin d’une experte fiable pour reprendre le contrôle de votre organisation Contactez-moi dès maintenant pour échanger sur votre besoin.