Vous mettez déjà vos chiffres à jour dans Excel chaque semaine.

Le fichier fonctionne. Vos équipes connaissent leurs habitudes. Vos indicateurs existent déjà.

Mais au moment de préparer le reporting mensuel, il reste souvent plusieurs manipulations à faire : retrouver la bonne période, reprendre les KPI, calculer les variations, vérifier les objectifs, compléter une trame puis rédiger et envoyer le mail.

Je peux automatiser cette partie sans vous obliger à abandonner Excel.

Vous continuez à mettre à jour votre fichier comme aujourd’hui. Le système que je mets en place se charge ensuite de récupérer les données utiles et de préparer votre reporting selon vos propres règles.


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❖ CE QUE VOUS OBTENEZ
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L’objectif n’est pas de vous livrer un nouveau fichier compliqué à utiliser.

Je mets en place un système capable de reprendre vos données existantes pour produire votre reporting de manière régulière.

Selon la configuration choisie, il peut :

✚ récupérer automatiquement les données du mois ;

✚ calculer vos KPI ;

✚ comparer les résultats aux périodes précédentes ;

✚ suivre les objectifs ;

✚ conserver l’historique des résultats ;

✚ détecter certaines données manquantes ou incohérentes ;

✚ préparer votre mail mensuel ;

✚ générer un rapport synthétique ;

✚ vous laisser valider le mail avant envoi ou effectuer l’envoi automatiquement.

Votre fichier Excel reste votre outil de saisie si vous souhaitez le conserver.

La différence se situe après la saisie : vous ne reconstruisez plus le même reporting chaque mois.


Un exemple de situation :

Vous suivez chaque semaine dans Excel :

∎ le chiffre d’affaires ;
∎ le nombre de commandes ;
∎ les nouveaux clients ;
∎ les leads ;
∎les rendez-vous ;
∎le taux de conversion ;
∎la marge ;
∎les dépenses ;
∎les objectifs mensuels.

À la fin du mois, votre direction ou votre client veut connaître les résultats.

Aujourd’hui, vous devez peut-être reprendre manuellement :

∎ le résultat du mois ;
∎ celui du mois précédent ;
∎ la différence entre les deux ;
∎ le pourcentage d’évolution ;
∎ l’écart avec l’objectif ;
∎ les indicateurs en progression ou en baisse.

Je peux formaliser ces règles une seule fois.

Ensuite, votre reporting est préparé à partir des nouvelles données disponibles.

▒▒▒ Vous avez déjà une trame de mail ?

Je peux la reprendre.

Si votre entreprise utilise déjà un modèle validé, il n’est pas nécessaire d’en créer un nouveau.

Je peux conserver :

∎ l’ordre des informations ;
∎ les intitulés des KPI ;
∎ vos formulations ;
∎ les règles de calcul ;
∎ la présentation du mail ;
∎les comparaisons utilisées ;
∎ les destinataires ;
∎ la fréquence d’envoi.

Si votre matrice peut être améliorée pour rendre le reporting plus clair ou plus fiable, je vous proposerai les modifications avant de les appliquer.

░░░░ Le système peut également garder la mémoire de vos mois précédents

Un fichier Excel utilisé uniquement comme photographie du mois limite rapidement les comparaisons.

Je peux prévoir une historisation des résultats.

Vous pourrez ainsi suivre plus facilement :

▬ M par rapport à M-1 ;
▬ M par rapport au même mois de l’année précédente ;
▬ l’évolution depuis le début de l’année ;
▬ les écarts par rapport aux objectifs ;
▬ les tendances sur plusieurs périodes.

Vous ne dépendez plus uniquement de la dernière version du fichier.

░░░░ Contrôle des données avant génération du rapport

Une automatisation utile ne doit pas envoyer aveuglément un rapport parce que la date du calendrier est arrivée.

Je peux intégrer des contrôles simples avant génération.

Par exemple :

▬ vérifier que le mois attendu existe bien dans le fichier ;
▬ vérifier que certains KPI ne sont pas vides ;
▬ contrôler que le fichier a bien été actualisé ;
▬ interrompre l’envoi lorsqu’une donnée indispensable manque ;
▬ vous avertir lorsqu’un problème est détecté.

Cela évite qu’un rapport parte avec des informations incomplètes simplement parce qu’une automatisation était programmée.

▣▣▣ Vous pouvez garder une validation humaine

Tout ne doit pas obligatoirement partir sans contrôle.

Pour certains clients, je recommande de préparer automatiquement le mail puis de l’enregistrer en brouillon.

Vous ouvrez le mail, vous vérifiez les chiffres et vous l’envoyez.

Vous gagnez la majeure partie du temps de préparation tout en conservant la validation finale.

Lorsque le processus est suffisamment fiable, l’envoi peut ensuite être entièrement automatisé.





❀❀❀ Offre de départ — 57,88 $US

Cette offre est conçue pour un reporting simple avec un fichier Excel déjà propre et une matrice existante.

Elle comprend :

analyse de votre fichier ;
reprise de votre trame de reporting ;
1 fichier Excel ;
1 feuille principale ;
jusqu’à 5 KPI ;
calculs simples ;
sélection automatique de la période ;
génération d’un mail mensuel ;
création du brouillon ou envoi automatique ;
déclenchement mensuel ;
tests ;
documentation courte ;
1 série de corrections.

Délai : 4 jours.

Cette formule convient si votre besoin ressemble à ceci :

« Je mets à jour un fichier Excel chaque semaine et je veux que mes principaux KPI soient repris automatiquement dans un mail à la fin du mois. »

❀❀❀ Option Reporting complet — +173,64 $US

Cette option porte le total à 231,53 $US.

C’est la formule que je recommande pour la majorité des besoins professionnels.

Elle ajoute :

✜ jusqu’à 15 KPI au total ;
✜ historique mensuel ;
✜ comparaison avec le mois précédent ;
✜ calcul des évolutions en pourcentage ;
✜ suivi des objectifs ;
✜ écarts entre réalisé et objectif ;
✜ contrôles de données avant génération ;
✜ signalement des informations manquantes ;
✜ reporting plus détaillé ;
✜ 2 séries de corrections.

Vous obtenez un système de reporting beaucoup plus autonome qu’une simple copie de cellules dans un mail.

❀❀❀❀ Option Analyse et synthèse automatique — +115,76 $US

Votre reporting contient beaucoup de chiffres mais personne n’a envie de rédiger chaque mois le commentaire qui les accompagne ?

Je peux ajouter une génération de synthèse à partir des KPI déjà calculés.

Elle peut reprendre :

✜ les principales évolutions ;
✜ les écarts significatifs ;
✜ les objectifs atteints ;
✜ les points nécessitant une vérification ;
✜ un résumé destiné à la direction ou au client.

Les calculs restent réalisés en amont.

La génération de texte travaille à partir des résultats obtenus. Elle ne remplace pas vos règles de calcul.

❀❀❀❀Option Tableau de bord de suivi — +208,37 $US

Vous souhaitez consulter vos résultats entre deux reportings ?

Je peux ajouter un tableau de bord permettant d’explorer les données sans revenir dans toutes les feuilles Excel.

Selon votre fichier, vous pourrez consulter :

l’évolution des KPI ;
les périodes précédentes ;
les résultats par commercial ;
les résultats par activité ;
les résultats par produit ;
les écarts avec les objectifs ;
les tendances sur plusieurs mois.

Le tableau de bord vient compléter le reporting mensuel. Il ne remplace pas votre fichier de travail si vous souhaitez conserver Excel.

❀❀❀❀ Option Plusieurs sources — +138,92 $US

Votre reporting utilise plusieurs fichiers ou plusieurs sources ?

Je peux consolider jusqu’à 3 sources dans le même processus.

Cela peut concerner par exemple :

➽ plusieurs fichiers Excel ;
➽ Excel et Google Sheets ;
➽ un fichier et une base de données ;
➽ un fichier et des données récupérées depuis une API.

Cette option est utile lorsque vos indicateurs commerciaux, financiers et marketing ne se trouvent pas au même endroit.

❀❀❀❀ Option Rapport PDF — +81,03 $US

Je peux générer automatiquement un document PDF à joindre au mail.

Le document peut reprendre :

➽ vos KPI ;
➽ vos résultats ;
➽ les comparaisons ;
➽ les objectifs ;
➽ la synthèse du mois.

Cette option convient notamment lorsque le rapport doit être archivé ou transmis sous forme de document.

❀❀❀❀ Option Alertes KPI — +92,61 $US

Vous n’avez pas forcément besoin d’attendre la fin du mois pour découvrir qu’un indicateur pose problème.

Je peux ajouter des règles d’alerte.

Exemples :

objectif très en retard ;
KPI inférieur à un seuil ;
donnée manquante ;
fichier non actualisé ;
variation inhabituelle ;
dépassement d’une limite définie.

Les seuils sont définis avec vous.

❀❀❀❀Configuration recommandée — 288,25 $US

Pour la plupart des PME, agences, responsables commerciaux ou consultants, je recommande :

➠ 1 fichier Excel ;
➠ jusqu’à 15 KPI ;
➠ historique ;
➠ comparaisons mensuelles ;
➠ suivi des objectifs ;
➠ contrôles avant génération ;
➠ mail automatique ;
➠ brouillon ou envoi programmé.

Prix : 288,25 $US.

Cette configuration répond déjà à un vrai besoin de reporting professionnel sans ajouter des fonctions que vous n’utiliserez pas.

❀❀❀❀❀ Configuration avancée — à partir de 519,77 $US

Pour les besoins plus importants, je peux réunir :

➠ jusqu’à 15 KPI ;
➠ historique ;
➠ plusieurs sources ;
➠ tableau de bord ;
➠ synthèse automatique ;
➠ contrôles des données ;
➠ reporting mensuel ;
➠ alertes.

Un projet de ce type démarre généralement autour de 519,77 $US.

Le prix exact dépend surtout de la structure de vos données, pas uniquement du nombre de graphiques ou de mails.

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CE QUE JE NE VOUS IMPOSE PAS
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Vous n’avez pas besoin :

➢ de remplacer Excel ;
➢ d’apprendre un nouvel outil complexe ;
➢ de reconstruire tous vos processus ;
➢ de changer la manière dont vos équipes saisissent leurs chiffres lorsque le fichier actuel est exploitable.

Les outils techniques utilisés pour construire l’automatisation restent derrière le service.

Ce qui compte pour vous est le résultat : vos données entrent, votre reporting sort selon les règles définies.

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LIMITES A CONNAITRE
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Je peux automatiser une règle lorsqu’elle est identifiable.

Je ne peux pas rendre fiable un fichier dont la structure change complètement chaque semaine sans prévoir un travail supplémentaire.

Les situations suivantes doivent donc être étudiées avant commande :

➽ colonnes renommées régulièrement ;
➽ nombreux fichiers non structurés ;
➽ données manquantes ;
➽ formules différentes selon les mois ;
➽ plusieurs dizaines d’onglets ;
➽ règles métier non définies ;
➽ fichiers uniquement accessibles sur un ordinateur local non connecté.

Si une préparation des données est nécessaire, je vous l’indiquerai avant le démarrage.


Vous hésitez sur la formule ?

Envoyez-moi un exemple de votre fonctionnement actuel dans la messagerie ComeUp.

Vous pouvez simplement m’expliquer :

ce que vous mettez à jour dans Excel ;
ce que vous recopiez actuellement à la fin du mois ;
à qui le rapport est destiné ;
ce que vous aimeriez ne plus avoir à faire manuellement.

Je pourrai vous indiquer la configuration adaptée avant votre commande.