Vous organisez des formations et manquez de temps pour assurer le suivi administratif de vos participants ?

Je prends en charge, à distance, une partie des tâches administratives liées à vos sessions afin de vous permettre de vous concentrer sur vos participants et votre activité.

A QUI S'ADRESSE LA PRESTATION ?

Cette prestation s'adresse notamment aux :

• formateurs indépendants ;
• organismes de formation ;
• consultants et experts qui dispensent des formations ;
• intervenants et formateurs occasionnels ;
• structures qui organisent des sessions de formation et souhaitent déléguer leur suivi administratif.

POURQUOI ME CONFIER LE SUIVI ADMINISTRATIF DE VOTRE FORMATION ?

Mon expérience professionnelle dans le domaine de la formation m'a permis de travailler au quotidien avec des outils collaboratifs et de visioconférence, notamment Microsoft Teams et Outlook, ainsi qu'avec le suivi administratif des sessions et des participants.

J'ai notamment été amenée à :

• préparer et animer des sessions de formation à distance ;
• créer et gérer les invitations ainsi que les informations liées aux sessions ;
• assurer le suivi des participants, notamment à l'aide du logiciel MySkills ;
• utiliser et renseigner des tableaux de suivi ;
• intervenir auprès de groupes de 5 à 25 participants ;
• échanger avec différents interlocuteurs : participants, managers, expert métier dans le cadre du suivi et de l'accompagnement des formations.

Cette expérience concrète me permet aujourd'hui de comprendre le fonctionnement d'une session de formation et de vous proposer un accompagnement rigoureux, structuré et adapté à vos besoins.

QUE COMPREND LA PRESTATION ?

Dans le cadre de l'offre de base, j'assure le suivi administratif d'une session de formation jusqu'à 10 participants, à partir des informations, documents et outils que vous me transmettez.

Je peux notamment prendre en charge :

• l'enregistrement administratif des participants ;
• la saisie et l'organisation des informations relatives aux participants ;
• la création ou la mise à jour d'un tableau de suivi des participants ;
• le suivi du statut des inscriptions ;
• l'intégration des informations liées à la session ;
• la création et l'envoi des invitations aux sessions de formation (selon l'outil utilisé) ;
• le classement simple des documents associés à la formation ;
• la préparation d'un récapitulatif administratif en fin de prestation.

La prestation est réalisée entièrement à distance et concerne exclusivement le suivi administratif de la session.

CE QUI N'EST PAS INCLUS

Cette prestation ne comprend pas :

• l'animation ou la réalisation de la formation ;
• la conception de programmes, supports ou contenus pédagogiques ;
• la correction ou l'évaluation pédagogique des participants ;
• l'interprétation des résultats d'évaluations ou questionnaires ;
• la planification des sessions (choix des dates et horaires) ;
• l'organisation de sessions de rattrapage ;
• les relances téléphoniques des participants ;
• la gestion des absences nécessitant des démarches particulières ;
• la délivrance ou la validation de certifications, attestations ou documents réglementaires ;
• les démarches réglementaires spécifiques à la formation professionnelle ;
• la gestion des obligations Qualiopi ou la constitution de dossiers de conformité.

Toute demande sortant de ce périmètre pourra faire l'objet d'une prestation complémentaire ou d'un devis personnalisé, après échange préalable.

CE QUE VOUS DEVEZ ME FOURNIR

Avant le début de la prestation, vous devrez me transmettre :

• la liste des participants concernés ;
• les informations nécessaires à leur enregistrement ;
• les dates et horaires de la session ;
• le nom ou l'intitulé de la formation ;
• votre tableau de suivi, s'il existe ;
• les documents nécessaires au suivi ;
• vos consignes concernant les informations à renseigner ou à suivre ;
• les accès aux outils ou plateformes nécessaires, lorsque ceux-ci sont indispensables.

Les documents et informations transmis doivent être complets, lisibles et exploitables.

Si votre organisation ou votre besoin présente une particularité, contactez-moi avant de commander afin de vérifier ensemble que la prestation correspond bien à votre demande.

Au plaisir de collaborer !