Imaginez une journée de consultation ordinaire. Vous êtes avec un patient, concentré, à l'écoute. Votre téléphone sonne. Puis encore et encore. Vous ne pouvez pas décrocher — mais ces appels, ce sont des patients qui attendent une réponse, un rendez-vous, une information simple. Certains rappelleront. D'autres, non. Et le soir, vous réalisez que vous avez raté cinq appels et que votre agenda du lendemain est à moitié vide parce que personne n'a pu prendre rendez-vous.

Ce scénario, je l'entends chaque semaine de la bouche de praticiens débordés. Et il a une solution simple : me confier votre agenda et votre accueil téléphonique.

" Votre rôle, c'est de soigner. Le mien, c'est de faire en sorte que chaque patient qui cherche à vous joindre soit accueilli, orienté et planifié — sans que vous ayez à lever le petit doigt."

Je suis Vahatra, secrétaire médicale indépendante. Je travaille à distance, depuis mon bureau, avec le sérieux et la discrétion d'une secrétaire en cabinet. Je deviens votre voix au téléphone, votre gestionnaire d'agenda, et le premier contact de vos patients — tout cela sans que vous ayez besoin de m'accueillir physiquement dans votre structure.

Ce que je prends en charge pour vous

Réception de tous vos appels entrants pendant les plages horaires convenues ensemble — aucun appel ne reste sans réponse
Accueil chaleureux et professionnel de chaque patient au téléphone, en votre nom et selon vos consignes
Prise de rendez-vous, modification et annulation — avec confirmation immédiate donnée au patient
Gestion et optimisation de votre agenda pour éviter les créneaux vides, les chevauchements et les oublis
Rappel des rendez-vous aux patients pour réduire les absences non justifiées
Orientation des appels urgents selon le protocole que vous m'aurez défini
Prise de messages détaillés pour les appels auxquels vous devrez répondre personnellement
Transmission d'un compte rendu quotidien ou hebdomadaire de l'activité téléphonique selon votre préférence
Comment ça se passe concrètement

• Vous passez commande et on échange sur votre fonctionnement
  Dès votre commande confirmée, je vous envoie un message pour comprendre votre cabinet : vos horaires, vos consignes d'accueil, vos types de consultations, et tout ce qu'une vraie secrétaire devrait savoir avant de décrocher en votre nom.

• Je prends le relais sur les appels et l'agenda
  Sur les plages horaires définies ensemble, je réponds à vos appels, gère vos rendez-vous et tiens votre agenda à jour en temps réel. Vous restez informé sans être interrompu.

*Vous recevez un point régulier sur l'activité
Chaque jour ou chaque semaine selon votre choix, je vous transmets un résumé des appels traités, des rendez-vous pris et des messages en attente. Vous gardez le contrôle total sans y passer du temps.

• On ajuste ensemble si besoin
  Si vos consignes évoluent, si un type d'appel nécessite un traitement particulier, ou si vous souhaitez modifier les plages horaires couvertes — je m'adapte immédiatement, sans friction.

Les 3 formules

Formule Démarrage

29,31 $US · délais de livraisons 3 jours
Parfaite pour tester 10 Appels le service ou pour un praticien avec un volume d'appels modéré. Idéale si vous démarrez votre activité libérale ou si vous cherchez une solution légère et flexible.

Réception d'appels de 6h par jour, du lundi au vendredi
Prise et gestion des rendez-vous sur votre agenda numérique
Prise de messages pour les appels à vous retransmettre
Compte rendu hebdomadaire de l'activité téléphonique
Jusqu'à 130 appels traités par semaine
La plus choisie

Formule Professionnelle

469,02 $US jusqu'à 200 Appels délais de livraison 15 Jours
La formule préférée des médecins généralistes et spécialistes en activité soutenue. Elle couvre la grande majorité des besoins d'un cabinet individuel au quotidien.

Réception d'appels de 6h par jour, du lundi au samedi
Gestion complète de l'agenda : prise, modification, annulation, rappel patient
Orientation des appels urgents selon votre protocole défini
Réduction des absences par rappel de rendez-vous la veille
Compte rendu quotidien de l'activité
Jusqu'à 400 appels traités par MOIS
Formule Cabinet 938,04 $US

Pour les cabinets de groupe, les centres de santé ou tout praticien avec un fort volume d'appels journaliers. Une couverture totale, 6 jours sur 7, sans aucun appel manqué.

Réception d'appels toute la journée, du lundi au samedi (8h–19h)
Gestion multi-praticiens si vous exercez en groupe
Gestion complète de l'agenda avec optimisation des créneaux disponibles
Rappel de rendez-vous + gestion des listes d'attente
Rapport quotidien détaillé + bilan hebdomadaire complet
Appels illimités dans la plage horaire couverte
Accès prioritaire à la messagerie pour tout ajustement immédiat
Besoin d'une formule sur mesure — horaires spécifiques, plusieurs praticiens, consignes particulières ? Contactez-moi avant de commander. Je vous réponds sous 2h avec une proposition adaptée.

Questions fréquentes

Comment les patients seront-ils qu'ils parlent à une secrétaire et non à vous ?

Ils le savent, bien sûr — c'est tout à fait normal dans un cabinet médical. Je me présente en tant que secrétaire médicale du cabinet, en utilisant le nom de votre structure tel que vous me l'aurez indiqué. Les patients sont habitués à parler à une secrétaire : ça inspire confiance et professionnalisme, bien plus qu'un appel sans réponse.

Quel outil utilisez-vous pour gérer mon agenda ?

Je m'adapte à l'outil que vous utilisez déjà : Google Agenda, Doctolib, Maiia, Outlook, ou tout autre agenda numérique partageable. Si vous n'avez pas encore d'outil en place, je vous recommanderai une solution simple et gratuite à mettre en place en quelques minutes.

Que se passe-t-il si un patient appelle pour une urgence médicale ?

Vous me définissez un protocole clair dès le départ : qui appeler, quoi dire, comment orienter. Pour les urgences vitales, je redirige systématiquement le patient vers le 15 ou le 112 — c'est non négociable. Pour les urgences médicales non vitales, je suis exactement les consignes que vous m'aurez données pour vous joindre ou orienter le patient vers la bonne personne.

Puis-je modifier les consignes d'accueil en cours de mission ?

Oui, à tout moment. Si vos horaires changent, si vous partez en congé, si vous ajoutez un nouveau type de consultation ou si vous souhaitez modifier la façon dont certains appels sont traités — il vous suffit de m'envoyer un message. Je prends en compte les nouvelles consignes immédiatement, sans délai ni frais supplémentaires.

Mes données et celles de mes patients sont-elles protégées ?

Absolument. Je traite toutes les informations dans le strict respect du secret professionnel médical et du RGPD. Aucune donnée patient n'est transmise à un tiers, enregistrée sans autorisation ou conservée au-delà de la mission. La confidentialité est un engagement non négociable dans mon activité.

Est-ce que je peux arrêter ou suspendre le service si j'en ai besoin ?

Chaque commande correspond à une semaine d'intervention définie. Si vous souhaitez suspendre, modifier ou ne pas renouveler, il vous suffit de me le signaler avant le début de la prochaine période. Pas d'engagement à long terme, pas de frais de résiliation — vous gardez le contrôle total.