Le ticket de péage est dans une poche, la note de restaurant au fond d’une messagerie, la facture d’hôtel dans un dossier de téléchargement. En fin d’exercice votre comptable réclame soixante justificatifs et vous en retrouvez quarante-trois. Je mets en place la capture au moment de la dépense et le classement qui suit tout seul.

Ce que je fais concrètement

• J’ouvre trois voies de capture : photo envoyée par message, transfert d’email, dépôt dans un dossier partagé.
• Un moteur IA déduit de chaque pièce la catégorie, le montant, la date, le fournisseur et le collaborateur concerné.
• Je construis l’arborescence automatique exercice, mois, catégorie, collaborateur, avec un nommage normalisé et un horodatage de dépôt.
• Je crée le registre des notes de frais dans Airtable ou Notion, avec circuit de validation et indemnités kilométriques calculées au barème que vous fournissez.
• Toute ligne de dépense sans justificatif attaché déclenche une relance nominative au collaborateur le jour même.
• Je détecte les dépôts en double, par empreinte du fichier et par montant et date identiques.
• Je génère l’export mensuel groupé, un dossier compressé classé, prêt à transmettre à votre cabinet.
• Je verrouille les droits : chacun ne voit que ses propres pièces, le valideur voit son périmètre d’équipe.
• Je rapproche chaque justificatif de la ligne de dépense correspondante et je signale les pièces orphelines.

Ce que vous recevez

• L’arborescence de classement créée dans votre espace de stockage.
• Le workflow de capture et de tri, exporté et réimportable.
• Le registre des notes de frais avec son circuit de validation.
• L’export mensuel automatique destiné à votre comptable.
• Une documentation PDF et une vidéo de démonstration.
• Sept jours d’ajustements sur les premières pièces classées.

Déroulé

Avec l’option livraison express, tout est livré en 1 semaine au lieu de 2.

L’offre de base : 17,41 $US, livrée en 2 semaines

Prix : 17,41 $US. Délai : 2 semaines. Je conçois, je construis et je teste votre automatisation, puis je vous la livre documentée et prête à tourner.

Un point à connaître avant de commander. Une automatisation de ce type ne se contente pas de déplacer des données d’un outil à l’autre : elle doit lire, comprendre, rédiger, classer et décider. Ces opérations-là sont exécutées par un moteur IA. L’offre de base couvre la conception, la construction, les tests et la livraison de votre automatisation ; elle ne couvre pas son exploitation au quotidien, qui est une prestation distincte.

C’est exactement ce que couvrent les options ci-dessous : je mets votre automatisation en service sur mon infrastructure et je l’exploite pour vous, sur 1, 6 ou 12 mois. J’y fais tourner vos scénarios avec le moteur Claude, celui avec lequel je conçois ces automatisations et qui raisonne le mieux en français. Vous n’avez rien à souscrire, rien à installer et rien à paramétrer. Et pendant toute la durée de l’option choisie, la maintenance de vos automatisations est comprise.

Options et tarifs

Chaque option s’ajoute à l’offre de base et demande une semaine de délai supplémentaire, le temps de la mettre en place et de la vérifier.

⭐ L’option que je recommande : Exploitation et maintenance 30 jours, à 116,04 $US.
C’est la formule qui rend votre automatisation opérationnelle dès la livraison, sans que vous ayez quoi que ce soit à installer, à paramétrer ou à surveiller. Je fais tourner vos scénarios avec le moteur Claude sur mon infrastructure, je m’occupe de toute la mise en place, et je garde un œil sur les exécutions pendant tout le mois : une panne est corrigée avant que vous la remarquiez, et un scénario est adapté dès qu’un outil connecté modifie son fonctionnement. La maintenance est comprise, elle n’est pas facturée en plus. Offre de base et option réunies reviennent à 133,44 $US pour le premier mois. Sur 6 ou 12 mois, le tarif mensuel baisse et l’année vous fait économiser l’équivalent de deux mois.

Pour qui

• Vous avez des commerciaux ou des techniciens en déplacement permanent.
• Vous dirigez une association qui doit justifier chaque dépense auprès d’un financeur.
• Vous mélangez encore justificatifs personnels et professionnels sur le même compte.
• Vous perdez chaque année des charges faute de pièce retrouvée à temps.

Pour qui ce n’est pas

• Le travailleur seul sans équipe : il n’y a aucun circuit de validation à monter.
• Ceux qui veulent une décision sur la déductibilité d’une dépense.
• Les entreprises déjà équipées d’un outil de notes de frais adopté par tous.

Délais, confidentialité, garanties

Le délai de l’offre de base est de 2 semaines, et d’une semaine de plus par option retenue. L’option livraison express à 116,04 $US retire une semaine au délai total. Vos accès ne servent qu’à cette prestation et sont à révoquer quand vous le souhaitez : je vous indique à la livraison lesquels peuvent l’être immédiatement. Aucune donnée de votre entreprise n’est conservée après la clôture de la commande. Si je constate en cours de route qu’une autre approche vous coûterait moins cher, je vous le dis avant d’engager quoi que ce soit.

Questions fréquentes

La photo d’un ticket suffit-elle comme preuve ?
J’organise la capture, l’horodatage et la conservation. La valeur probante de la copie se qualifie avec votre cabinet.

Que fait le système d’un justificatif illisible ?
Il le met en attente et notifie l’auteur de la dépense le jour même, plutôt que de créer une ligne fausse.

Les collaborateurs doivent-ils installer une application ?
Non. Envoyer une photo par message ou par email suffit.

Peut-on gérer plusieurs barèmes kilométriques ?
Oui, par véhicule et par puissance, en option.

Où sont stockées les pièces ?
Dans votre Drive, SharePoint ou serveur existant, sans migration imposée.

Commandez, envoyez vos catégories et votre barème, vos justificatifs se classent seuls dès la fin de semaine. Un doute sur votre circuit de validation ? Écrivez-moi avant de commander, je vous dis ce qui se modélise.