Septembre : le trésorier reçoit 180 bulletins, dont 60 en papier et 40 virements sans nom lisible, et recopie tout dans un tableur que lui seul comprend. En janvier il démissionne. Le bureau découvre trente cotisations jamais encaissées et une liste de diffusion vieille de deux ans. Je monte le registre, l'encaissement, les relances et les communications, dans un dispositif conçu pour être transmis au bureau suivant.

Ce que je fais concrètement

• Je construis le registre des adhérents dans Airtable, Baserow ou Google Sheets : identité, date d'adhésion, saison, statut de cotisation, section ou activité, accords de communication.
• Je relie le formulaire d'adhésion en ligne à l'encaissement, sur HelloAsso ou équivalent, avec écriture directe dans le registre sans ressaisie.
• Je traite les adhésions hors ligne : une saisie au bureau déclenche exactement le même parcours qu'une inscription en ligne, chèque et espèces compris.
• Je programme la campagne de renouvellement : premier appel à cotisation à la date choisie, relance à 15 jours, relance finale avant clôture, arrêt immédiat dès paiement reçu.
• J'automatise l'émission des reçus de cotisation et je prépare, pour les associations éligibles, les reçus fiscaux de dons, prêts à la signature du trésorier.
• Je tiens les listes de diffusion par section et j'envoie les communications via Brevo : convocation à l'assemblée générale avec accusé de réception, comptes rendus, calendrier des activités.
• Je donne au bureau un tableau de bord : adhérents par saison, taux de renouvellement, encaissements du mois, cotisations en attente.
• Je crée tous les accès au nom de l'association, jamais au nom d'une personne, et je rédige le document de passation qui va avec.

Ce que vous recevez

• Le registre des adhérents, exploitable par un bénévole non technicien.
• Le formulaire d'adhésion et les scénarios de relance, installés et testés.
• Les gabarits de reçu, de convocation et d'appel à cotisation, aux couleurs de l'association.
• Le tableau de bord du bureau, saison par saison.
• Une documentation pensée comme un dossier de passation, une vidéo et sept jours de correctifs.

Déroulé

Avec l'option livraison express, tout est livré en 1 semaine au lieu de 2.

L'offre de base : 17,41 $US, livrée en 2 semaines

Prix : 17,41 $US. Délai : 2 semaines. Je conçois, je construis et je teste votre automatisation, puis je vous la livre documentée et prête à tourner.

Un point à connaître avant de commander. Une automatisation de ce type ne se contente pas de déplacer des données d'un outil à l'autre : elle doit lire, comprendre, rédiger, classer et décider. Ces opérations-là sont exécutées par un moteur IA. L'offre de base couvre la conception, la construction, les tests et la livraison de votre automatisation ; elle ne couvre pas son exploitation au quotidien, qui est une prestation distincte.

C'est exactement ce que couvrent les options ci-dessous : je mets votre automatisation en service sur mon infrastructure et je l'exploite pour vous, sur 1, 6 ou 12 mois. J'y fais tourner vos scénarios avec le moteur Claude, celui avec lequel je conçois ces automatisations et qui raisonne le mieux en français. Vous n'avez rien à souscrire, rien à installer et rien à paramétrer. Et pendant toute la durée de l'option choisie, la maintenance de vos automatisations est comprise.

Options et tarifs

Chaque option s'ajoute à l'offre de base et demande une semaine de délai supplémentaire, le temps de la mettre en place et de la vérifier.

⭐ L'option que je recommande : Exploitation et maintenance 30 jours, à 116,04 $US.
C'est la formule qui rend votre automatisation opérationnelle dès la livraison, sans que vous ayez quoi que ce soit à installer, à paramétrer ou à surveiller. Je fais tourner vos scénarios avec le moteur Claude sur mon infrastructure, je m'occupe de toute la mise en place, et je garde un œil sur les exécutions pendant tout le mois : une panne est corrigée avant que vous la remarquiez, et un scénario est adapté dès qu'un outil connecté modifie son fonctionnement. La maintenance est comprise, elle n'est pas facturée en plus. Offre de base et option réunies reviennent à 133,44 $US pour le premier mois. Sur 6 ou 12 mois, le tarif mensuel baisse et l'année vous fait économiser l'équivalent de deux mois.

Pour qui

• Votre campagne d'inscription se concentre sur six semaines et elle repose sur deux bénévoles.
• Vous ne savez pas, à mi-saison, combien de cotisations restent impayées.
• Vous convoquez votre assemblée générale sans jamais pouvoir prouver qui a été convoqué.
• Vous changez de trésorier et vous voulez que le suivi survive au changement.

Pour qui ce n'est pas

• La comptabilité associative : je n'établis ni compte de résultat ni bilan.
• Les associations de moins de trente adhérents : un tableur bien tenu reste plus simple.
• Les structures sans aucun compte en ligne au nom de l'association.

Délais, confidentialité, garanties

Le délai de l'offre de base est de 2 semaines, et d'une semaine de plus par option retenue. L'option livraison express à 116,04 $US retire une semaine au délai total. Vos accès ne servent qu'à cette prestation et sont à révoquer quand vous le souhaitez : je vous indique à la livraison lesquels peuvent l'être immédiatement. Aucune donnée de votre entreprise n'est conservée après la clôture de la commande. Si je constate en cours de route qu'une autre approche vous coûterait moins cher, je vous le dis avant d'engager quoi que ce soit.

Questions fréquentes

Que devient le système si le trésorier change ?
Les accès sont au nom de l'association et le manuel décrit chaque tâche récurrente avec sa période.

Peut-on gérer plusieurs tarifs d'adhésion ?
Oui : réduit, famille, étudiant, licence incluse ou non, chacun avec ses règles et son reçu.

Et les adhésions payées par chèque ?
Saisie au bureau, même parcours, même reçu, même suivi de relance.

Les reçus fiscaux sont-ils émis automatiquement ?
Ils sont préparés et mis en attente de la signature du trésorier, jamais envoyés seuls.

Combien d'adhérents le registre supporte-t-il ?
Jusqu'à deux mille sans difficulté sur les outils proposés.

Commandez, envoyez vos tarifs et votre calendrier : votre rentrée se gérera sans recopie de bulletins. Un doute sur votre solution d'encaissement ? Écrivez-moi avant de commander, on vérifie ensemble.